Registrazione particolare

I documenti repertoriati, secondo la procedura di registrazione particolare descritta dal DPR 445/2000 (art. 53, comma 5 che, quando elenca i documenti soggetti a registrazione obbligatoria effettuata tramite il registro di protocollo generale, unico per l’intera AOO, annovera tra quelli esclusi «tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dall’amministrazione»), possono e, nel caso siano su supporto informatico, devono essere registrati nel protocollo generale. Il singolo documento repertoriato viene pertanto identificato (e citato) tramite due numeri: quello di repertorio (ad esempio, n. 1729/2005 del repertorio delle ordinanze) e quello di protocollo generale (ad esempio, 93.812/2005). 
[...] la dottrina di recente ha sottolineato l’opportunità di protocollare anche i documenti registrati in repertori per due ordini di motivi: per prima cosa perché la registrazione a protocollo rappresenta la certificazione dell’entrata del documento nell’archivio del produttore; in secondo luogo perché il registro di protocollo ha attualmente, oltre alla valenza giuridico-probatoria, una funzione gestionale molto spiccata. In effetti, però, se il sistema informatico garantisce la gestione dei metadati relativi ai documenti comunque registrati, nel caso dei documenti repertoriati è superflua la protocollazione. Resta inteso i repertori non sono protocolli particolari o di settore, etc. che sono vietati (DPCM 31 ott. 2000, art. 3, comma d), e comprendono solo le tipologie documentarie previste dal titolario.
[DGATIT]

La Pubblica Amministrazione [...] realizza le funzionalità di gestione dell’archivio corrente, dell’archivio di deposito, dei flussi documentali, automatizzazione dei procedimenti amministrativi [...], applicando ove possibile i requisiti fissati per la registrazione di protocollo anche alle altre forme di registrazione informatica dei documenti, fatto salvo quanto disposto per esse da eventuali norme vigenti. [LLGG]

Come previsto dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03-12-2013, art. 9, la segnatura deve essere apposta anche ai documenti soggetti a registrazione particolare.