Registrazione di protocollo

La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

1. numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
2. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
3. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
4. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
5. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
6. l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici

Decreto del Presidente della Repubblica 28-12-2000, n. 445, art. 53.

La data di protocollazione dell'istanza, segnalazione o comunicazione non può comunque essere diversa da quella di effettiva presentazione. 
Legge 07-08-1990, n. 241, art. 18-bis.

La registrazione a protocollo dei documenti consente di individuare in modo univoco il singolo documento all’interno dell’archivio e a certificare in modo inoppugnabile la data nella quale esso è entrato a far parte dell’archivio del soggetto produttore, funzione quest’ultima indispensabile alla luce delle disposizioni legislative sulla durata dei procedimenti amministrativi. Lo strumento, che in Italia si usa da circa due secoli per realizzare l’operazione della registrazione, è il registro di protocollo, che si configura come atto pubblico di fede privilegiata e va di conseguenza compilato con le avvertenze e le procedure prescritte dalla legge. La registrazione a protocollo, se eseguita secondo i dettami dell’art. 53 del DPR 445/2000, soddisfa le esigenze di attestazione giuridico-probatoria.
Con l’aggiunta di altre informazioni (quali, ad esempio, lo smistamento all’Unità Organizzativa Responsabile e l’assegnazione al Responsabile del Procedimento Amministrativo, la classificazione e l’indicazione del fascicolo di appartenenza) la registrazione a protocollo può esplicare una potente funzione gestionale tesa a organizzare la corretta stratificazione dei documenti e a controllare i flussi documentali. [DGATIT]