Documenti pubblicati all'albo on-line

Serie documentale degli atti pubblicati all'albo on-line.

Ogni documento deve essere classificato a seconda della materia di cui tratta.

In ambito digitale, infine, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale o comunque derivanti dalla normativa in materia di trasparenza devono essere assolti con la pubblicazione nei rispettivi siti web istituzionali. Affinché il processo di pubblicazione on line possa generare un prodotto atto ad assolvere i predetti obblighi è necessario che esso garantisca la conformità di quanto pubblicato all’originale, l’autorevolezza dell’ente emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e perdurabilità nel tempo.
[LLGG 1.11]

L’attività di pubblicazione legale va regolata da apposito regolamento: resta comunque inteso che il servizio archivistico non può, in linea di massima, a causa della mole ingente di pubblicazioni, conservare uno dei due esemplari prodotti del documento inviato alla pubblicazione; ma dovrà limitarsi a registrare sul repertorio i dati che identifichino in modo inequivocabile il documento pubblicato e gli estremi necessari per conferire valore legale alla procedura.
L’originale, dopo la registrazione, va restituito al richiedente con in calce la referta di pubblicazione. Per la preminente funzione giuridico-probatoria tale registro acquisisce la natura di repertorio.

Dalle LLGG sulla pubblicità legale dei documenti

11. Elementi obbligatori della registrazione

Gli elementi obbligatori immodificabili della registrazione sono i seguenti:

1. numero di repertorio, assegnato automaticamente dal sistema
2. data di registrazione, assegnata automaticamente dal sistema
3. la data iniziale di pubblicazione;
4. la data finale di pubblicazione;
5. denominazione del richiedente
6. oggetto del documento
7. numero degli allegati
8. descrizione degli allegati
9. documento o documenti informatici sottoscritti con firma digitale
10. impronta del documento o dei documenti informatici pubblicati
11. indicazione se il documento è pubblicato in forma integrale o per estratto
12. unità organizzativa responsabile e nominativo del responsabile del procedimento amministrativo
13. denominazione dell’area organizzativa omogenea.